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Most folks are about as happy as they make up their minds to be. | Abraham Lincoln
Gestión Documental PDF Imprimir E-mail
16.04.2006

COMO ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS EMPRESARIALES

INTRODUCCION

Presupuestos, albaranes, facturas, cartas comerciales, manuales de procedimiento, documentos
personales y un sinfín de documentos llenan nuestros ordenadores y archivadores haciendo difícil encontrar el documento que necesitamos en el momento clave. El 80% de la información de la que disponen las empresas no esta estructurada, lo que limita la posibilidad de utilizarla de manera ventajosa. Además imposibilita la realización sistemática de copias de seguridad.

DESCRIPCION

Sistema de gestión de documentos pensado para la optimización de la gestión empresarial y del conocimiento. Es ideal para entornos ISO-9000 y permite disponer de forma electrónica del manual de calidad de la forma más cómoda y económica.

Un sistema de gestión de documentos permite:

  • Organiza los documentos de la empresa según categorías y subcategorías
  • Guarda siempre copia de los documentos modificados lo que permite recuperar un documento en caso de ser necesario
  • Incluye un sistema de búsqueda muy potente que les ayudará a localizar la información

CARACTERISTICAS PRINCIPALES:

-Inmediata puesta en marcha.

-Perfectamente adaptable a cualquier normativa de calidad (ISO 9000, ISO 14000, QS 9000, Riesgos laborales).

-Válido para almacenar manuales de calidad de las empresas certificadas o en vías de certificación en cualquiera de las normativas de certificación de calidad:

  • Seguridad en el acceso a la información
  • Sistema de control de versiones de documentos
  • Registro de firmas y marcas de lecturas.

-Sistema de firmas compatible (condiciones extrañas del requisito de la norma Control de la Documentación y de los Datos).

  • Que nadie pueda acceder a ningún documento obsoleto.
  • Que nadie tenga acceso a la información a la que no está autorizado a consultar
  • Que nadie acceda a ningún documento que no esté elaborado, revisado, aprobado y firmado por personal autorizado.


DIRIGIDO A

  • Empresas que están implantando un sistema de gestión de la calidad.
  • Redes de franquicia.
  • Empresas mayoristas.
  • Bancos y grandes empresas.
  • Organismos públicos.
  • Cualquier empresa que quiera gestionar el conocimiento de su organización.
  • Clínicas (gestión de historiales de pacientes).


VENTAJAS

  • Gestión de la seguridad de la información INHERENTE (Accesibilidad, INtegridad, COnfidencialidad).
  • Documentación de calidad: actualizada, accesible y segura.
  • Mayor accesibilidad al estar centralizada.
  • Incremento de la productividad al reducir los tiempos de búsqueda.
  • Mayor facilidad para proteger documentación mediante un sistema de copias.


DESCRIPCION AMPLIADA

Especificaciones técnicas
Aplicación de Gestión Documental que entre otras funciones, permite el archivo, consulta y búsqueda de documentos electrónicos con los que trabaja una empresa.
Interfaz muy sencillo e intuitivo basado en el uso de un navegador web estándar.
Motor de búsqueda por palabras o por número de documento.
Organización jerárquica de la información. Partimos de una carpeta raíz en la que se van creando diferentes subcarpetas organizadas según las necesidades de la empresa.
Permite incluir documentos en cualquier formato (texto, html, gráficos, etc...)
No existe límite en el número de documentos o datos que se pueden manejar.

Inmediatez de instalación y puesta en marcha.
No necesita instalar software cliente, es decir, sólo requiere ser instalado en el servidor, y no en cada uno de los ordenadores que van a utilizar la aplicación.
Posibilidad de utilización a través de redes Wan e incluso a través de Internet.

Indicado para aquellas empresas que estén en proceso de adecuación de sus mecanismos para obtener una certificación de calidad.
Seguridad en el acceso a la información, mediante el uso de claves jerarquizadas.
Sistema de control de versiones de documentos.
No reasignación de números de orden de documentos eliminados, a los creados posteriormente.
Registro de firmas y marcas de lectura.

La aplicación está pensada para todo tipo de empresas, incluyendo a Pymes, por lo que su coste es más bajo que el de otras aplicaciones, orientadas a la gran empresa.
No requiere el uso de plataformas groupware externas (de trabajo en grupo, tipo Lotus Notes, GroupWise, etc.)

Mantenimiento e instalación de la aplicación mínimos en el modelo ASP, que además se centralizan totalmente en el servidor, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero en actualizaciones, reparaciones, etc.

MODALIDADES
* Modo en red local:
Instalación del sistema en el servidor de la empresa. Se recomienda disponer de un sistema fiable de copias de seguridad y de un servidor Linux (opcional).

* Modo ASP:
Instalación del sistema en un servidor en Internet. Características adicionales: Reducción de costes, reducción del tiempo de puesta en marcha, externalización de las copias de seguridad, acceso desde cualquier parte del mundo de forma natural.

SISTEMA DE TRABAJO

Tras una entrevista inicial determinamos las necesidades iniciales del cliente, la estructura de su información y sus flujos de datos.
Con ello procedemos a una personalización del sistema e iniciamos la configuración y formación de los usuarios.

Apoyamos en la carga inicial de datos, automatizando en la medida de lo posible el traspaso de información ya existente.

Finalmente ponemos en marcha el sistema para entrar en fase de producción, ubicando la solución seleccionada, ya sea en modo ASP (en un servidor en Internet) o en modo LAN (en el servidor de la red local de la empresa).

Nos encargamos también del soporte y mantenimiento posterior del sistema.

 

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